5 Schritte wie Sie Ihre Büroarbeit in das Jahr 2020 bringen

E-mails, Termine und Kontakte sind unsere täglichen Begleiter in der Arbeitswelt, rauben aber oft unsere kostbare Zeit durch unnötige Funktionsprobleme.

Kunden von uns wissen das: Ich bin selten so konkret, was Empfehlungen von Software angeht, ohne Sie als Betrieb genauer zu kennen – aber bei diesem Thema kann ich glücklicherweise eine Ausnahme machen, da es sich in der Praxis mehrfach positiv unter Beweis gestellt hat und es aktuell keine wirklichen Alternativen zu den beiden gibt:

Nutzen Sie die GSuite von Google oder Microsofts Office 365 um zumindest Ihre E-mails, Termine und Kontakte zu verwalten. Schauen Sie sich bitte beide Produkte einmal an. Sind Sie eher offen für etwas Neues und lernen schnell, könnte Ihnen die GSuite gefallen. Bleiben Sie lieber auf gewohnten Pfaden, so werden Sie unter Umständen eher mit Office 365 glücklich.

Beide Lösungen bieten viel mehr als E-mails, Termine und Kontakte und auf Teile davon gehe ich in den nachfolgenden Abschnitten auch noch weiter ein. Wichtig für Sie ist, dass beide eine solide Basis für Ihren weiteren Unternehmenserfolg sind.

Falls Sie selbst noch einen Exchange Server betreiben, lösen Sie diesen bitte durch eine der beiden Lösungen ab. Falls Ihnen das gar nichts sagt, auch gut, dann starten Sie gleich mit der optimalen Basis.

Die wichtigsten Vorteile bei der Nutzung einer dieser beiden Lösungen sind:

• Alles liegt in der Cloud, ist also ohne Ihren Aufwand geschützt (zum Thema Cloud finden Sie im nächsten Schritt weitere Informationen, da ich weiß, dass das immer noch ein umstrittenes Thema ist). 
• Sie können E-mails, Termine und Kontakte kinderleicht über mehrere Geräte hinweg anzeigen lassen und synchronisieren. . Synchronisation bedeutet dabei, dass jede Änderung, die Sie auf dem Computer, Smartphone oder Tablet vornehmen, automatisch auch auf den anderen Geräten angezeigt wird (z.B. ein Termin oder Kontakt). 
• Beide Systeme können mit einer Vielzahl an weiteren Systemen z.B. zur Kundenverwaltung verbunden werden, womit Sie auch hier Daten nie mehrfach eingeben müssen.
• Die Systeme funktionieren unglaublich zuverlässig und falls etwas nicht mehr funktionieren sollte, können Sie den Ball sofort an den Betreiber abgeben und Ihnen entstehen keine Kosten oder unverhältnismäßiger Zeitaufwand zur Behebung des Problems.

Mit diesem Schritt trete ich jetzt einfach einmal in das Wespennest, denn ich weiß, dass das Thema “Cloud” bei vielen noch auf Ablehnung stößt.

Nach unserer Erfahrung mit unseren Kunden, liegt dies jedoch meist nur an fehlenden Informationen. Denn rein rational gesehen, bietet die Technologie der Cloud viele Vorteile und das zeigt auch unsere Praxis. Wir hatten seit unserem Bestehen noch nicht einen einzigen Kunden, der nach der Einführung von Cloud-Diensten wieder auf das bisherige System zurück wollte. Ganz im Gegenteil, die meisten sind nach überwundener Skepsis begeistert.

Welche Vorteile kann also die Datenablage in der Cloud bieten:

• Der Wichtigste: Das System nimmt Ihnen die meisten Sorgen um Ihre Daten. Damit sind die Sorgen gemeint, die man sich über den Datenverlust (wenn also der Computer defekt wird) und den Datendiebstahl (wenn z.B. der Unternehmensserver gehackt wird) machen sollte. Vor allem die korrekte Verlustsicherung ist oft mit diversen Aufwänden verbunden, weshalb in der Praxis oft einfach darauf verzichtet wird. Mit der Datenablage in der Cloud, habe Sie beide Punkte großteils erfüllt, ohne dass Sie sich ständig damit beschäftigen müssen.
• Liegen die Daten in der Cloud, profitieren Sie davon, dass Sie von beliebigen Geräten (egal ob Computer, Smartphone oder Tablet) darauf zugreifen können. Liegen beispielsweise die Marketingunterlagen  in der Cloud und Sie treffen spontan einen Interessenten, können Sie diese schnell über Ihr Smartphone präsentieren, auch wenn Sie eigentlich gar nicht darauf vorbereitet waren. Es erzeugt also Flexibilität.
• Auch hier sind Ihre Daten auf allen Geräten synchronisiert. Ändert sich auf dem einen Gerät etwas, z.B. auf Ihrem Computer im Büro, wird dies bei nächster Gelegenheit automatisch auch auf Ihrem Laptop aktualisiert.
• Daten in der Cloud können geteilt werden, bleiben aber bei Ihnen. Anstatt die Datei per E-mail zu versenden, können Sie einfach einen Link auf diese Datei versenden und erzeugen damit kein Duplikat. Derjenige, der den Link erhält, greift automatisch immer direkt auf die aktuellste Version zu, selbst wenn Sie die Dateiinhalte zwischenzeitlich ändern. Natürlich bleibt dabei alles unter Ihrer Kontrolle und Sie können den Zugang jederzeit mit wenigen Klicks widerrufen oder einschränken.

Diese Liste ließe sich noch weiter fortführen. Wichtig ist auch zu verstehen, was das Ablegen der Daten in der Cloud überhaupt bedeutet. Denn diese sind nicht – wie ich schon mehrmals gehört habe – “geklaut”, sobald sie in der Cloud sind. Ganz im Gegenteil:

Es stimmt natürlich, dass Sie die Daten nicht mehr bei sich Zuhause liegen haben – und genau das ist ja Sinn der Sache – aber deshalb sind die Daten noch immer Ihr Eigentum! Dessen sind sich die Betreiber von Cloudspeichern bewusst und Ihre Daten sicher zu bewahren ist die Grundlage ihres Geschäftsmodells. Darum investieren diese Unternehmen Millionen und Abermillionen in den Schutz Ihrer Daten. Vergleichen Sie diese Summe einmal mit jener, die Sie jährlich für Ihre Datensicherheit ausgeben. 

Durch diese Tatsache wird aber auch klar, dass Sie dem Cloudanbieter vertrauen müssen. Denn natürlich ist eine Cloud nicht per se sicher, aber sie kann von professionellen Anbietern sicher gemacht werden.

Einen essentiellen Punkt gibt es darüber hinaus, der grundsätzlich über Erfolg oder Misserfolg bei der Nutzung einer Cloud speziell zur Datenablage beiträgt:  Ihre Internetverbindung. Abhängig davon, wie groß die Datenmengen sind, die Sie in Ihrem Alltag regelmäßig bewegen, brauchen Sie eine schnellere oder weniger schnelle Internetleitung.

Liegt Ihr Unternehmen eher im ländlichen Bereich, sollten Sie diesen Punkt gleich zu Beginn klären.

Wenn Sie den ersten Schritt befolgt haben, haben Sie auch schon einen Anbieter, bei dem Sie Ihre Daten ablegen können. Sowohl bei der genannten Google GSuite, als auch bei der Office 365 Lösung von Microsoft ist ein Cloudspeicher inkludiert (Google Drive mit 30 GB und OneDrive mit 1000 GB)

Wenn es Sie interessiert, wo Ihre Daten liegen, so bietet Microsoft eine tolle Möglichkeit, dies für Office 365 zu prüfen. Hier können Sie nachlesen, dass die Daten von Nutzern aus der EU auf Servern in den Niederlanden und Irland gespeichert werden. Beim Google Dienst GSuite müssen Sie davon ausgehen, dass Sicherungen Ihrer Daten auch in den USA liegen können.

Der Vollständigkeit halber sei noch gesagt, dass es für einen absoluten Schutz (vor allem vor Benutzerfehlern, wenn also Daten versehentlich von Ihnen gelöscht werden) Sinn machen kann, ein Cloud to Cloud BackUp einzurichten. 

Falls Sie unsicher sind, ob ein Cloudspeicher das Richtige für Sie ist, probieren Sie es am besten einfach einmal aus. Zum Beispiel mit Unterlagen, die Sie oft mobil brauchen.

Speziell Selbstständige oder Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern halten ein System zur Angebots- und Rechnungslegung, oft auch “ERP” oder “Unternehmenssoftware” genannt, für übertrieben und zu teuer und nutzen stattdessen lieber Word oder Excel. Zum Starten des eigenen Unternehmens reicht dies zumeist auch vollkommen aus, doch wenn sich das Unternehmen als rentabel erweist, wird der nächste Schritt hier oft vergessen.

Unsere erlebte Praxis zeigt uns immer wieder, wie zufrieden die Kunden sind, wenn hier auf eine professionellere Lösung gesetzt wird. Und “professionell” heißt nicht immer teuer!

Je nachdem was Sie benötigen und was Sie anbieten, kann Ihnen ein System, das Sie von der Angebots- und Rechnungslegung bis hin zur Lager- und Produktionsverwaltung nutzen können, viel Arbeit ersparen.

Die wichtigsten Vorteile sind hierbei:

Fehlervermeidung: Beträge werden automatisch multipliziert und addiert, die Umsatzsteuer und zugehörige Hinweise automatisiert angeführt und Nummernkreise automatisch fortgeführt.
Wiederverwendbarkeit: Definieren Sie Artikel oder Dienstleistungen, die Sie einfach und mit wenigen Klicks kombinieren können und nutzen Sie vorgefertigte Vorlagen und Textbausteine.
Mahnwesen: Derartige Programme, weisen Sie automatisch darauf hin, welche Rechnungen fällig sind und schlagen Ihnen meistens auch fertige Mahnschreiben vor.
Statistiken: Behalten Sie Ihre Zahlen in Echtzeit im Überblick (von Einnahmen über Ausgaben oft bis hin zu Deckungsbeiträgen und Kundenrentabilitäten).
Schnittstelle: Senden Sie Ihre Daten digital an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater und ersparen Sie sich nicht nur das mühsame Transportieren von Ordnern, sondern womöglich sogar Kosten beim Steuerberater (dies setzt natürlich voraus, dass Ihr Steuerberater auch schon auf der Digitalisierungswelle schwimmt!).

Vor allem die günstigeren Systeme werden auch hier meist in der Cloud betrieben und auch das kann ich, wie im Schritt 1 angesprochen, nur empfehlen. Derartige Systeme laufen meist sehr stabil , Sie müssen weder etwas installieren noch warten und ihre Daten sind meist sogar besser gesichert, als im eigenen Betrieb.

Falls Sie sich jetzt denken: “Noch ein zusätzliches Programm, da laufen mir ja die Kosten davon!”, kann ich Sie beruhigen, denn die Kundenverwaltung ist oft schon in Softwareprodukten wie in Schritt 3 beschrieben enthalten.

Da aber die Kundenakquise an sich für die meisten Unternehmen – egal ob groß oder klein – schon Herausforderung genug ist, möchte ich diesen Punkt dezidiert herausheben. Er ist in meinen Augen wichtig, weil er dazu beiträgt, das Verpassen von vielleicht lukrativen Geschäftsmöglichkeiten zu verhindern.

Können Sie sich an all jene Dinge erinnern, die Interessenten oder Kunden vor einem halben Jahr oder Jahr zu Ihnen gesagt haben? Selbst wenn Sie ein hervorragendes Gedächtnis haben, wären Sie erstaunt, wieviel Sie nicht mehr wissen. Es passiert schlichtweg zu viel in unserem Geschäftsalltag, um uns das alles merken zu können.

Und was wir uns nicht merken können, sollten wir uns aufschreiben. Wenn es um den Bereich der Kundenverwaltung bzw. Kundenbeziehung geht, unterstützen hier sogenannte CRM Systeme (CRM steht für Customer Relationship Management, zu deutsch also Kundenbeziehungsverwaltung)

Die einzig schlechte Nachricht hierbei ist, dass das System zwar stark unterstützen, aber nichts ohne unser Zutun bewirken kann. Es muss also gepflegt und z.B. Gespräche mit Kunden eingetragen werden.

Tut man das, ergeben sich folgende Vorteile:

• Chancen werden nicht mehr verpasst, da man sich einfach Aufgaben setzen kann, um z.B. bei einem Interessenten nachzufragen (und sei es erst in einem Jahr).
• Interessenten und Kunden fühlen sich optimal betreut, da mit wenigen Klicks die gesamte Kommunikation mit dem Kunden aufgerufen werden kann und er nichts mehrfach erklären muss.
• Haben Sie mehrere Mitarbeiter, gehören Sätze zu einem Interessenten oder Kunden wie: “Es tut mir leid, Herr/Frau Soundso ist gerade auf Urlaub und ich weiß nicht, was er/sie mit Ihnen besprochen hat…”, der Vergangenheit an, da Sie jeder gewünschten Person in Ihrem Unternehmen Zugriff auf den Kommunikationsverlauf gewähren können.

Speziell bei CRM Systemen ist es für die Praxis sehr wichtig, dass diese mobil, also auf dem Smartphone, voll nutzbar sind. Oft braucht man eine Information spontan, wenn man bei einem Kunden steht, oder muss etwas vermerken, das auf dem Weg ins Büro oder zum nächsten Kunden wieder verloren gehen würde. Und damit das einfach möglich ist, kommt wieder die liebe Cloud ins Spiel, die eine volle Datensynchronisation zwischen verschiedenen Geräten ermöglicht und für eine sichere Datenablage sorgt. Sie erkennen: Dieses Thema wiederholt sich.

Es gibt dann auch noch CRM Systeme, die weiter in Richtung Marketing gehen und womit z.B. auch Email-Kampagnen verwaltet oder noch ganz andere Untaten vollzogen werden können.

Googeln Sie am besten auch hier einfach nach Anbietern und testen Sie, was Ihnen gefällt!

Mich erstaunt es immer wieder, dass wir das Jahr 2020 schreiben und noch so unglaublich viele Unternehmen Ihren Webauftritt sträflich vernachlässigen.

Ihr Webauftritt ist Ihr digitales Schaufenster und egal ob potentielle Kunden, Mitarbeiter oder Bonitätsprüfer, die Chancen stehen sehr hoch, dass Sie zuerst einmal gegoogelt werden oder Ihr Webauftritt stark in die Entscheidungsfindung von potentiellen Kunden und Mitarbeitern mit einfließt.

Um es noch einmal zu verdeutlichen: Nein, es reicht nicht, wenn Sie Ihre Website 2015 zuletzt angepasst haben!

Dabei geht es in erster Linie gar nicht um die Fülle an Informationen auf Ihrer Website. Hier ist weniger mittlerweile definitiv mehr! Doch wie Sie sich präsentieren wird immer wichtiger.

Und bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Website für mobile Geräte angepasst ist. Nichts ist in der heutigen Zeit peinlicher, als wenn das nicht der Fall ist.

Sollten Sie die meisten Ihrer Kunden sogar über Ihre Website beziehen oder sogar einen Onlineshop betreiben, bekommen natürlich Themen wie die Suchmaschinenoptimierung auch einen höheren Stellenwert.

Ein weiterer Bereich im Onlineauftritt, der oft vernachlässigt wird, ist die mybusiness Seite von Google. Das ist jene Information, die bei Google auf der rechten Seite angezeigt wird, wenn Sie ein Unternehmen googeln (und das Unternehmen dies eingerichtet hat).

Neben allgemeinen Informationen können dort auch Öffnungszeiten und vor allem auch Ihre Telefonnummer hinterlegt werden. Das macht es für potentielle Kunden sehr einfach, Ihr Unternehmen über das Smartphone  zu googeln und unmittelbar anzurufen.

Und das Beste: Der Google mybusiness-Auftritt ist auch noch kostenlos, wenig Aufwand und macht sofort einen professionellen Eindruck!