Homeoffice für KMUs – 5 digitale Must-haves

Jetzt, in Zeiten des Coronavirus, wo das soziale Leben zum Schutz der Gesellschaft auf ein Minimum reduziert wird, zeigt sich auch, wer als Betrieb digital gut aufgestellt ist und bei wem noch Handlungsbedarf besteht.

Um speziell als klein- und mittelständischer Betrieb in dieser Zeit noch möglichst handlungsfähig zu bleiben, hier die meiner Meinung nach 5 wichtigsten Tools aus der digitalen Welt:

1. Team-interne Kommunikation

Wenn man Mitarbeiter hat, so ist es natürlich weiter wichtig kommunizieren zu können und das am besten abseits von E-Mails!

Wird im Unternehmen bereits Microsoft Office 365 oder Googles GSuite verwendet, so bieten sich hierfür jeweiligen Dienste Teams oder Meet an, um zu chatten – vor allem in Gruppen – oder um Videokonferenzen 1:1 oder im Team durchzuführen.

Gibt es noch keine solcher Lösungen können die kostenlosen Dienste Slack oder auch das eigentlich schon etwas veraltete Skype gut dafür genutzt werden.

2. Aufgabenverwaltung

Wenn die Möglichkeit auf informelle Abstimmungen z.B. durch einen Austausch bei einem Café nicht mehr gegeben ist, so ist es umso wichtiger, dass das Team weiß woran gerade gearbeitet wird.

Um diese Übersicht zu ermöglichen und um eine effiziente Kommunikation zu ermöglichen – indem man man besten immer auf der Aufgabe mittels Kommentaren diskutiert – bieten sich z.B. die beiden kostenlosen Tools Asana und Trello an.

3. Kundenkommunikation

Im Idealfall wollen trotz aller Turbulenzen auch noch Kunden bedient werden. Nach den aktuellen Bestimmungen ist dies – bis auf wenige Ausnahmen – nur mehr ohne persönlichen Kontakt erlaubt! Sollte hierfür das Telefon nicht ausreichen, so bieten sich z.B. Videokonferenzlösungen wie Skype, GoToMeeting oder Zoom an, die auch gut mobil und auch in der Konferenzschaltung mit mehreren Personen funktionieren!

Oder man lässt den Kunden, falls möglich, direkt in einem Projekt mitwirken, wie im Punkt 2 beschrieben.

4. Gemeinsames Arbeiten auf Dokumenten

Werden im Unternehmen auch in dieser schwierigen Zeit viele Dokumente erstellt, an denen mehrere Personen arbeiten, so bietet es sich an, hier die Dienste von Microsoft Office 365 (Online Word, Excel und Powerpoint) und Googles GSuite (Docs, Tabellen und Präsentationen) zu verwenden.

Damit kann an einem Dokument gemeinsam und vor allem gleichzeitig gearbeitet werden, um ein Versionschaos zu verhindern, das im schlimmsten Fall auch noch mittels E-Mail hin, her und rundherum geschickt wird, was meist für viel Frustration sorgt.

5. Arbeitscomputer fernsteuern

Wurde es im Unternehmen bisher verabsäumt auf Clouddienste z.B. zur Datenablage umzusteigen und ist auch kein Zugang mittels VPN auf die Daten im Unternehmen möglich oder es werden einfach spezielle Programme zur täglichen Arbeit benötigt, die nur auf dem Stand PC im Büro laufen?

Dann bieten sich Fernsteuerlösungen wie TeamViewer oder AnyDesk an, mit denen der Arbeits-PC von einem eigenen, anderen Computer aus vollkommen ferngesteuert und auf alle Daten zugegriffen werden kann. TeamViewer soll zurzeit sogar beide Augen zudrücken, wenn es um den kommerziellen Einsatz ihrer Software geht (normalerweise ist TeamViewer nur für den privaten Gebrauch kostenlos).

Die Cloud

Um die Punkte 1 bis 4 auch wirklich richtig verstehen zu können, ist es oft auch noch sehr hilfreich die Technologie dahinter zu verstehen:
Allgemein bekannt als “Cloud”.

Ob speziell ein kleines oder mittelständische Unternehmen die Cloud nutzen soll, behandle ich im folgenden Video: